Sistem dan Prosedur Rekruitmen Karyawan

Sistem dan Prosedur Rekruitmen Karyawan

 

Jumat, 09 September 2011 

Proses penerimaan Karyawan baru cukup sensitif untuk bisa menimbulkan masalah dikemudian hari kalau tidak ditangani secara profesional dan adil. Untuk Perusahaan yang berada ditengah-tengah masyarakat agraris dan masih jarang adanya Perusahaan lain, perlu hati-hati terutama pada masyarakat di sekitar Perusahaan yang sangat berharap bisa ikut bekerja di Perusahaan yang berada didaerahnya. Solusinya adalah perlu dibuat kesepakatan dengan Muspika dan tokoh masyarakat setempat untuk menciptakan kawasan ring 1, ring 2 dan ring 3 selain pengertian  tentang Karyawan skill dan unskill. Kebutuhan Karyawan skill boleh direkrut dari kawasan ring yang lebih jauh dari perusahaan apabila tidak bisa didapatkan dari ring terdekat. Sedangkan kebutuhan Karyawan unskill dipreoritaskan dari masyarakat ring terdekat dengan tetap mematuhi persyaratan yang berlaku.

Untuk memproses kebutuhan Karyawan dikota besar atau yang berada di kawasan industri cukup bebas mendatangkan pelamar dari mana saja asal memenuhi syarat jabatan yang telah ditentukan. Standard Sistem dan prosedur penerimaan Karyawan baru bisa lebih profesional dijalankan. Karena tidak perlu adanya kesepakatan dengan Muspika dan tokoh masyarakat setempat

Bagaimana cara memproses penerimaan Karyawan yang lebih profesional antara lain (salah satunya) yang kami tampilkan dibawah ini. Sebetulnya ada lagi yang lebih profesional tapi agak ribet dan perlu waktu yang lama untuk mengambil keputusan siapa saja yang akan diterima.

Skema Flowchart Prosedur Rekruaitmen Karyawan

                               

Klik pada gambar skema ini untuk memperjelas

Keterangan Gambar Flowchart :

1. Departemen user membutuhkan Karyawan baru diluar rencana mutasi atau promosi dari dalam Departemen sendiri dengan mengisi blanko kebutuhan Karyawan (Form-HRD-26)
2. Kebutuhan Karyawan baru tersebut dimintakan persetujuan Direktur atau Manager, baik jumlah, persyaratan jabatannya, maupun waktu dibutuhkannya.
3. Apabila tidak atau belum mendapat persetujuan dari Manager/Direktur, maka kebutuhan Karyawan tersebut di cansel.
4. Apabila mendapat persetujuan dari Direktur atau Manager, HRD menerima dokumen kebutuhan Karyawan tersebut untuk diproses lebih lanjut.
5. Departemen user menerima form kosongan persyaratan jabatan (form-HRD36) dan tugas jabatan (Form-HRD-38) dari Departemen HRD untuk diisi dengan lengkap.
6. Berdasarkan form isian Persyaratan Jabatan dan Tugas Jabatan dari Departemen user, HRD bisa melakukan seleksi arsip lamaran kerja yang sudah masuk sebelumnya (Bank data pelamar).
7. Apabila ada arsip lamaran yang cocok dan memenuhi kualufikasi dengan kebutuhan, HRD tidak perlu hunting pelamar ketempat lain atau pasang advertensi dimedia massa.
8. Apabila arsip di Bank Data Pelamar tidak ada yang cocok dengan kebutuhan, HRD melakukan hunting kepasar tenaga kerja, job fair, atau pasang advertensi dimedia massa termasuk di internet.
9. Pencari kerja memberikan respon terhadap advertensi yang telah disebar baik berupa dokumen lamaran by postmail ataupun berupa email yang masuk ke team rekruitmen HRD.
10. Tes seleksi Karyawan yang dilakukan oleh HRD didahului dengan pengisian biodata Karyawan (Form-HRD-23) yang selanjutnya diikuti dengan wawancara terstruktur.
11. Departemen user ikut melakukan wawancara teknis yang fokus pada tugas pekerjaan dan ketrampilan wajib yang harus dikuasai. Hasilnya disimpulkan secara tertulis didalam form 'hasil test' (Form-HRD-37) yang sebelumnya telah diterima, kepada Departemen HRD.
12. Departemen HRD mengirimkan peserta test yang telah lolos seleksi wawancara dan test ketrampilan ke Lembaga Independence untuk mengikuti psichotest.
13. Departemen HRD melakukan evaluasi dan membuat rekap hasil test sesuai dengan rankingnya ,   permintaan gajinya, kesiapan mulai kerjanya termasuk memberikan rekomendasinya kepada Manajer atau Direktur dengan Form-HRD-37.
14. Manajer atau Direktur menerima dokumen rekap hasil test yang telah dilakukan HRD untuk mendapatkan persetujuan.
15. Departemen user menerima Karyawan baru dari hasil rekruitmen untuk mulai bekerja.
16. Selesai.

Kepada rekan-rekan seprofesi yang sudah senior atau siapa saja yang merasa mampu untuk mengoreksi, menambahkan, atau memberikan saran pada tulisan ini, agar lebih bermanfaat bagi orang lain.

 

Sumber:  http://www.teknismanajemenhrd57.com/2011/09/blog-post.html

Membuat Struktur Gaji

Membuat Struktur Gaji

 Rabu, 21 September 2011

Untuk rekan-rekan pemula yang kebetulan sedang ikut membangun Perusahaan baru atau yang sedang merencanakan struktur gaji baru, sebaiknya dimulai dulu dari membangun struktur organisasi Perusahaan yang baku lengkap dengan level tiap jabatannya. Struktur organisasi Perusahaan ini sangat penting selain Peraturan Perusahaan, karena sebagai dasar menentukan struktur gaji baru dan kebijakan SDM lainnya. Kalau sudah ada, tinggal merevisinya lalu dilegalkan kepada Pimpinan.

Merancang struktur gaji tidak perlu dengan model yang rumit dengan istilah tunjangan yang macam-macam yang pada akhirnya nanti akan menyulitkan kita sendiri. Buatlah yang sederhana dan luwes sesuai dengan kebutuhan Perusahaan saat ini dan masa yang akan datang. Banyak alternatif cara menyusun struktur gaji. Tidak ada model yang salah. Semua model struktur gaji adalah benar asal bisa dijalankan dan bisa diterima oleh kedua belah pihak antara Pengusaha dan Pekerja serta tidak sampai menimbulkan masalah perselisihan hubungan industrial.

Yang standard komponen gaji biasanya adalah ada : gaji pokok plus tunjangan tetap terdiri dari tunjangan jabatan dan tunjangan Operasional. Tunjangan tidak tetap terdiri dari tunjangan transport dan uang makan atau dalam bentuk premi dll. Yang penting model susunan komponen tersebut bisa diterima oleh Pimpinan Perusahaan, tidak melanggar Undang-undang Tenaga Kerja dan sesuai dengan Struktur Organisasi Perusahaan.

Sedangkan salah satu contoh membuat struktur organisasi Perusahaan sederhana (sebagai langkah awal menyususn struktur gaji) yang ada level jabatannya bisa dilihat dibawah ini.  Struktur organisasi Perusahaan ini bisa dibuat dengan berbagai macam model, tergantung jenis dan besarnya Perusahaan. Juga bisa direvisi setiap bulan sesuai dengan dinamika perkembangan Perusahaan.

Keterangan Struktur :

1. Level Top Manajemen atau Direktur biasanya tidak perlu masuk kedalam struktur gaji yang kita rancang. Karena sudah ada ketentuan tersendiri dari Dewan Komisaris atau owner pemegang saham.
2. Level General Manajer perlu dibuatkan struktur gaji yang jelas yaitu minimal ada : gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan operasional, tunjangan transport, uang makan.
3. Level Manajer atau Kepala Bagian yaitu minimal ada : gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan operasional, tunjangan transport, uang makan.
4. Level Supervisor atau Kepala Seksi yaitu minimal ada : gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan operasional, tunjangan transport, uang makan.
5. Level Foreman atau Kepala Regu yaitu minimal ada : gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan operasional, tunjangan transport, uang makan.
6. Level Operator pelaksana tidak perlu ada tunjangan jabatan tapi punya hak lembur. Sedangkan jabatan Foreman keatas punya tunjangan jabatan tapi tidak punya hak lembur. Komponen gaji Operator cukup gaji pokok, tunjangan operasional, tunjangan transport, dan uang makan.

Rumus sederhana  komponen gaji adalah :

• Gaji plus tunjangan tetap 75% dari take honme pay ( P )
• Tunjangan tidak tetap      25% dari take home pay   (Q )
• Gaji pokok = 75% x P
• Tunjangan jabatan  = 60% x P
• Tunjangan Operasional = 40% x P
• Tunjangan transport = 60% x Q
• Uang makan = 40% x Q

Sedangkan rumus Perbedaan Gaji Tiap Level Jabatan tergantung budget yang diberikan oleh pihak Manajemen. Berapa prosen Limit Labour Cost yang dapat ditolerasi dari keseluruhan biaya Produksi. Kalau sebagai gambaran yang wajar antara 30%, s/d 50% perbedaan gaji (teke home pay) tiap level-nya.

Misalnya sebagai uji coba, gaji Karyawan terendah s/d tertinggi dengan perbedaan 40% :

1. Pelaksana Operasional :1.000.000 (terendah)
2. Foreman/Karu   :1.000.000 x ( 1.000.000 x 40%) = 1.400.000
3. Supervisor/Kasi : 1.400.000 x (1.400.000 x 40%) = 1.960.000
4. Manager            : 1.960.000 x (1.960.000 x 40%) = 2.744.000
5. GM                   : 2.744.000 x ( 2.744.000 x 40%) = 3.841.600       

Kelemahan model struktur gaji yang sudah dipatok batas maksimalnya, akan kesulitan mendapatkan Calon Karyawan yang berpotensi tinggi atau Calon Karyawan yang berkeahlian langka karena gajinya sudah mentok pada batas maksimal gaji. Sedangkan yang diminta oleh Calon Karyawan tersebut melebihi batas maksimal gaji. Atau bahkan pasaran gaji diluar sudah berubah naik, kita yang ketinggalan informasi tentang perkembangan gaji.

Untuk itu, sebaiknya patokan gaji maksimal hanya untuk level 'Pelaksana Operasional s/d Foreman' saja. Sedangkan untuk level Supervisor s/d GM diberlakukan standard hasil nego gaji. Sehingga lebih luwes, bisa mendapatkan calon Karyawan yang berpotensi tinggi dan bisa mempertahankan Karyawan lama untuk lebih betah didalam Perusahaan. Tidak keburu resign melompat ke Perusahaan sebelah.

 

Semua model diatas adalah rumus sederhana tapi mudah untuk dipraktekkan (reverensi dari pengalaman pribadi). Masih banyak model rumus komponen gaji yang lain. Apalagi komponen gaji model Perusahaan PMA, lebih rumit lagi. Rumus komponan gaji ini mudah untuk dijalankan apabila sewaktu-waktu ada kebijakan Manajemen naik gaji kali X% dari gaji pokok dan cocok untuk dasar perhitungan lembur Karyawan non jabatan.

Dengan rumus sederhana tersebut kita bisa membuat simulasi gaji non jabatan sbb (misalnya) :

1. A. Nasarudin     Gaji take home pay  Rp.3.000.000,-/bln
2. B. Aminnudin     Gaji take home pay  Rp.2.500.000,-/bln
3. C. Jalaludin        Gaji take home pay  Rp.2.200.000,-/bln
4. D. Baharudin     Gaji take home pay  Rp.2.000.000,-/bln
5. E. Hasanudin     Gaji take home pay  Rp.1.800.000,-/bln
6. F. Syafiqudin     Gaji take home pay  Rp.1.600.000,-/bln

Daftar komponen gaji Karyawan Non Jabatan adalah sbb :

Contoh simulasi gaji Karyawan pemegang jabatan (misalnya) sbb :

1. A. Baharudin      GM            Gaji THP Rp.25.000.000,-/bln
2. B. Nurudin          Manajer     Gaji THP Rp.20.000.000,-/bln
3. C. Zaenudin        Supervisor  Gaji THP Rp.15.000.000,-/bln
4. D. Komarudin     Foreman     Gaji THP Rp.10.000.000,-/bln      

Contoh komponen Gaji Karyawan Pemegang Jabatan  menjadi sbb :

Contoh-contoh komponen gaji tersebut diatas belum termasuk komponen :

• Pengurang Pendapatan antara lain :
• 1. Potongan pajak gaji Pph 21
• 2. Potongan iuran asuransi/pensiun/jamsostek
• 3. Potongan hari kerja bagi  yg belum genap 1 bulan
• 4. Potongan akibat punishment dan yang lain-lain.
• 
  
• Penambah Pendapatan antara lain :
• 1. Uang THR
• 2. Gaji ke 13
• 3. Lembur
• 4. Bonus dll

Model komponen gaji yang lengkap akan kami posting menyusul apabila ada permintaan dari rekan-rekan pemula yang lain. Termasuk posting menghitung pajak THR, membuat formula bonus produksi, bonus pemasaran, menghitung upah lembur, menghitung upah kerja borongan per satuan barang dll.

Kepada rekan-rekan yang sudah senior atau siapa saja yang tertarik dengan tulisan ini, tolong dikoreksi, ditambahkan, atau diberi saran agar lebih bermanfaat bagi orang lain. Apabila ingin sharing dengan kami secara pribadi, silahkan kirim email ke : djoko.harmiawan2000@gmail.com

Sumber:  http://www.teknismanajemenhrd57.com/2011/09/membuat-struktur-gaji.html